選擇會議場地要注意哪些細節?做活動，對于會務會議公司總反復強調會議場地的重要性，這是為什么呢?很多人不理解，也不知道。今天鄭州活動策劃公司嘉之悅文化傳媒就為大家介紹一下選擇會議場地要注意哪些細節呢?

　　1、會場布局

　　考察會場大小時，會場的格局是否方正、層高是否適宜、會場大小與來賓人數是否相符(太大或太小都會影響會務經費和開會質量，適中的場地則可避免這種情況)、是否需要另外搭建背景或舞臺等。

　　會議畢竟是比較重要的活動，所以選擇會議廳的時候也要注意內部的裝潢，不說金碧輝煌，看起來很貴氣，至少要大氣舒適，布置得簡約明了，沒有花花哨哨的布置，而是很整潔明亮。

　　2、交通

　　場地的交通調度空間是否充足?各個交通站點到主場地的時間需要多少?交通站點是否需要設置接待來賓的位置?來賓下車地點與主場地的距離是否太遠?這些都是需要考察的問題。了解掌控這些多變問題，可以避免耽誤行程，同時也能給嘉賓提供貼心周到的服務體驗。

　　3、酒店場地位置

　　雖然有些會務活動因為來賓的人數規模問題，可能只會使用酒店部分宴會廳。但為了避免相互干擾，會務組在勘察場地時還是要仔細詢問同時間段都有哪些活動正在進行，如果有，屆時是否會影響酒店相關設施的使用?

　　重點考察問題有：周邊商圈及在建項目、周邊銀行、所策劃活動是否需要報備審批以及酒店同期是否有政府活動等。

　　其實大多數時候最好是避免選擇政府指定的會務酒店，因為一旦與政府會議撞檔，則需重頭安排時間地點，這極大增加了工作量，來賓對此次會議的印象和體驗也不好。

　　4、嘉賓入場環節

　　簽到處以及入場通道作為來賓對整場會議的第一印象，這兩處一定要選一個位置明顯又方便來賓辦手續的地方。如果是大型會議，還需留出排隊等候的空間。

　　重點考察問題有：什么地方可以搭建或擺放宣傳背景物料、停車場車位數量及收費情況、戶外是否需要擋雨棚或搭建裝飾區等。

　　另外，如果選用設計感較強的會議場地，則需留意比如電梯、樓梯、走廊等區域，看標示是否明顯，以免出現突發情況人員無法及時疏散。

　　5、餐、房、娛樂設施

　　客房的房型價格及升級政策、餐廳營業時間及環境設施(如音響、投影儀等)是否齊全、特殊情況是否可以規劃獨立場地供會務來賓專用等，這些問題都是需要細致地列表考察。

　　對于大家最容易疏忽的娛樂設施環節，一定要提前跟酒店方溝通清楚可提供的娛樂項目、消費價格及優惠方式，有時這些娛樂項目可能會因為升級維修等問題無法正常使用，這會導致來賓的體驗非常不好。

　　6、籌備區域

　　為了保證會務順利開展和完善收尾，避免最后無法實現策劃效果，籌備區域的尤其需要提前檢查清楚。

　　重點考察問題有：場地硬件設施是否可正常使用(如燈光、舞臺等)、場地包含的物料(包括鮮花酒水等)、化妝間的物料配備(如衣架、鏡子、插座等)、電箱數量及電量、卸貨通道位置及卸貨規則、貨梯數量及容積尺寸等。

　　比如活動中AV設備的正常使用的燈光、音響、視頻一般會采取分開接電的方式，以避免相互干擾，所以會務組需要與酒店溝通用提供的最大電量以保證互動中所用及的設備能正常使用。

　　而如果貨梯或客梯過小，可能會變更制作物品的結構及尺寸，如果制作物品中有異形結構且不能進入貨梯的，還需要與酒店方協調。

　　以上，則是會務場地考察時常見的一些容易忽略的問題，如果您對會議場地還有什么不了解的，可咨詢鄭州會議會務服務公司嘉之悅文化傳媒—一站式會務服務，從活動策劃到場地挑選執行，為你全程包辦!做會務活動，就找嘉之悅文化傳媒!

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